Kategorie: Productivity

Since I use Gmail as my private email client I adopted the habbit of not organizing my emails anymore but rather search for them. I also try hard to follow the “Zero-Inbox” rule, leaving with an empty inbox in the evening. To make my life easier following these simple rules also in a business environment with Outlook as the default email client I copied and adopted an Apple Script that you find below. Assign it a keyboard shortcut and whenever you are done with an email in your inbox press the shortcut (for me its CTRL + A) and the email will be set to “read” and moved to my archive folder. No more clicking and dragging and choosing the right project sub-sub-sub-folder. CTRL-A and you’re done.

 

tell application "Microsoft Outlook"
 
	set thisAccount to exchange account "xing"
	set thisFolders to mail folder of thisAccount
 
	(* find the particular folder I want to put all the messages in *)
 
	repeat with theFolder in thisFolders
		if name of theFolder is "Posteingang" then
			set thisRoot to theFolder
		end if
	end repeat
 
	set destFolder to folder "Archiv" of thisRoot
	set currMsgs to current messages
 
	repeat with theMessage in currMsgs
		set (is read) of theMessage to true
		move theMessage to destFolder
	end repeat
end tell

To install this script create a file (or download the one attached to this post) like “archive\cA.scpt” and copy it to the Documents/Microsoft User Data Folder. The “\cA” within the file name defines the shortcut you want to use.

 

Disclaimer: As I said I adopted an existing script I found several years ago and which I couldn’t find anymore. If the original author recognizes his work send me an email and I will give you credits.

UPDATE 2013-01-25: I had to adopt the script when moving from an Exchange environment to IMAP. I used snippets from http://pastebin.com/m5imvA52 to come up with this solution:

tell application "Microsoft Outlook"
 
	set thisAccount to exchange account "xing"
	set thisFolders to mail folder of thisAccount
 
	(* find the particular folder I want to put all the messages in *)
 
	repeat with theFolder in thisFolders
		if name of theFolder is "Posteingang" then
			set thisRoot to theFolder
		end if
	end repeat
 
	set destFolder to folder "Archiv" of thisRoot
	set currMsgs to current messages
 
	repeat with theMessage in currMsgs
		set (is read) of theMessage to true
		move theMessage to destFolder
	end repeat
end tell

UPDATE 2 2013-01-29: Unfortunately Outlook 2011 for Mac is still unable to sync it’s Calendar with a cloud service like Google Calendar. As we are relying on cloud services everywhere at my new workplace I had to move to Apple Mail and Calendar and quit using Outlook. Fortunately there is a built-in feature to move mails to a predefined folder, explained in an LifeHacker article.

windows-automatic-update-restart-later

  1. Windows Run/Ausführen Dialog öffnen
  2. “gpedit.msc” eingeben, dann “Ok” — Öffnet die “Gruppenrichtlinie” Management Konsole
  3. Öffne “Richtlinie für Lokaler Computer”
  4. Öffne “Computerkonfiguration”
  5. Öffne “Administrative Vorlagen”
  6. Öffne “Windows-Komponenten”
  7. Öffne “Windows Update”
  8. Doppelklick auf “Erneut zu einem Neustart für geplante Installation auffordern”
  9. Auswahl von “Deaktiviert”
  10. Klick auf “OK”
  11. “Gruppenrichtlinie” Management Konsole schließen
  12. Innere Ruhe und Gelassenheit wiedergewinnen, dieser Sieg war unser! 🙂

group_policies

Gehören Sie auch zu den “Information Junkies”? Den nach ständig neuen Informationen Gierenden, denen, die immer auf dem neusten technischen Stand sein wollen? Ja? Trösten Sie sich, Sie sind nicht alleine! Die Blogger-Szene als wahrscheinlich größte Selbsthilfegruppe der Welt fördert immer wieder gewinnbringende Einsichten in den Seelenhaushalt von Leidensgenossen zutage. Und hin und wieder auch einmal tröstende, aufbauende Worte. So gefunden auf dem Blog von Coding Horror:

Via SecretGeek:

  • You do NOT have to refactor all your code.
  • You do NOT have to keep up with the latest news from microsoft, and know everythnig there is to know about longhorn, whidbey, avalon, XAML, indigo and star wars III.
  • You do not have to have perfectly de-coupled tiers in your technology independent SOA software.
  • You do not have to comply to every standard, achieve the perfect balance between maintainability and performance. Usability and familiarity.
  • You don’t have to do “first things first every day”
  • You DO NOT have to memorize and understand every patten the gang of four have catalogued.
  • You do NOT have to read every technical blog, print out every technical article and learn every technical thing there is to learn.
  • You are beautiful just the way you are.
  • You are brilliant, interesting, wise and fun to be around.
  • You rock.

Und? Geht es Ihnen schon besser? Der wohl erste Schritt zur Besserung. Und vom gleichen Blog-Eintrag zitiert auch gleich noch ein paar Tips, um auch in Zukunft den Tag ohne die Informationsdroge zu überstehen:

Kathy Sierra has a few suggestions to combat Information Anxiety:

  • Find the best aggregators
  • Get summaries
  • Cut redundancy
  • Unsubscribe from as many things as possible
  • Recognize black holes (gaming, slashdot, etc)
  • Pick categories for balance; include some from outside your main field
  • Be more realistic about what you’re likely to get to; throw the rest out
  • In anything you need to learn, find someone who can tell you what is
    • Need to know
    • Should know
    • Nice to know
    • Edge case
    • Useless

Wenn Sie jedoch – wie ich – zu der Sorte Mensch gehören, die zu allem Überfluß auch noch unter “Aufschieberitis” leiden, wird es doppelt schlimm. Da hilft zumindest langfristig auch nicht, daß sich das Fachwort für “Aufschieberitis”, “Prokrastination”, deutlich mehr nach Krankheit als nach Charakterschwäche anhört. Es gibt jedoch ein relativ wirksames Mittel, das zwei Fliegen mit einer Klappe schlägt: Ziehen Sie den Netzwerkstecker, schalten Sie Ihr WLAN ab, verkaufen Sie Ihre UMTS-Karte und Ihren Blackberry, seien Sie Offline! Zumindest für eine gewisse Zeit des Tages, in der Sie sich wichtiger, schon oft aufgeschobener Aufgaben annehmen wollen. Wenn Sie – wie ich – regelmäßig längere Strecken mit dem Zug fahren: noch besser. Es gibt wohl kaum einen Ort, an dem ich so produktiv bin wie im Zug. Vielleicht sollte man – solange es noch nicht zu spät ist – eine Eingabe bei der Deutschen Bahn gegen die geplante Einführung von Internetzugängen auf Fernverkehrsstrecken machen. Die negativen Auswirkungen auf die wirtschaftliche Entwicklung wären kaum abzuschätzen!

Gute Besserung! 🙂

§$%$&§&$§!”

So, das mußte jetzt erst einmal raus. Ihr habt schon einmal längere Texte in Microsoft Word geschrieben und Bilder verwendet? Dann habt Ihr verstanden! Es hat mich kostbare Stunden meines Lebens gekostet herauszufinden, warum ich trotz Informatikstudiums ohne weitere Hilfe nicht in der Lage war, Bilder in meine Diplomarbeit einzubinden, mit Unterschriften zu versehen, frei zu positionieren und selbige dann im Abbildungsverzeichnis auftauchen zu lassen. In der vagen Hoffnung, wenigstens einem auf dieser weiten Welt (ok, zumindest der deutsch-sprachigen) meinen Krampf ersparen zu können, hier einige Tips und Tricks:

Verwendet nie exakte Angaben für den Zeilenabstand bei Absätzen! Exakte Zeilenabstände verhindern wirkungsvoll das Einbinden von Bildern, jedenfalls von dem Teil des Bildes, der über den exakt angegebenen Zeilenabstand hinausragt. Siehe nachstehenden Screenshot:

Verwendet nie eine andere Layout-Angabe für Bilder als “Inline”. Ohne weitere Tricks sind die Bilder dann nicht frei positionierbar, doch dazu später. Der Grund für diese Einschränkung ist ein neues “Feature” seit Office 2000, der “Draw Layer“. Dieser Layer ist für die Aufnahme von Nicht-Inline-Bildern gedacht und selbst nicht Bestandteil des Dokumentenkörpers. Das wiederum heißt, daß Objekte auf diesem Layer nicht in die Aufzählung bei zum Beispiel Abbildungsverzeichnissen einfließen (was übrigens der eigentliche Auslöser für meine Lösungssuche war)!

Die Lösung: Soweit auf frei positionierbare Bilder verzichtet werden kann, ist es vergleichsweise einfach:

  • Sicherstellen, daß kein exakter Zeilenabstand angegeben ist.
  • Bild einfügen
  • Sicherstellen, daß als Layout-Angabe “Inline” eingestellt ist.
  • Mit der rechten Maustaste auf das Bild klicken und “Caption…” auswählen.

Wenn es frei postitionierbare Bilder sein sollen (und mal ehrlich, es muß fast immer sein), wird es komplizierter:

  • Die ersten vier Schritte aus der vorherigen Lösung wiederholen
  • Beide Elemente, Bild und Bildunterschrift markieren
  • Frame (dt.: Positionsrahmen) hinzufügen
  • Nach Belieben mit rechts den Frame anklicken und bei “Border and Shadings…” den schwarzen Rahmen entfernen.

Ihr wißt nicht, was ein Frame/Positionsrahmen ist und schon gar nicht, wie man ihn hinzufügt? Ging mir genauso. Er ist ein Relikt aus Word 97-Zeiten aber nach Aussagen von Microsoft MVPs in so ziemlich allen Fällen der Textbox (die als Ersatz für den Positionsrahmen gilt) überlegen. Da er ein Relikt ist, hat Microsoft ihn gut versteckt. Es gibt im wesentlichen zwei Möglichkeiten:

  • Statt eines Frames eine Textbox hinzufügen, Textbox bearbeiten (Rechts-Klick auf “Format Textbox”), Reiter “Textbox” auswählen, den Button “Convert to Frame” anklicken und die Sicherheitswarnung bestätigen.
  • Wem das zu komliziert ist (und mir ist das deutlich zu kompliziert), kann mit Rechtsklick auf eine der Symbolleisten die mir bis dato unbekannte Leiste “Forms” auswählen und von der den Button “Insert Frame” auswählen.
  • Eine dritte Möglichkeit wäre, dem Menü “Insert” dauerhaft den Eintrag “Insert Frame” hinzuzufügen. Dazu klickt man mit rechts auf eine der Symbolleiten und wählt “Customize” aus. Dann wählt man auf dem “Commands”-Reiter unter “Categories” den Eintrag “All commands” und zieht den Eintrag “InsertFrame” per Drag and Drop in das “Insert”-Menü.

War doch ganz einfach, oder?! ;-( Meine bisherige Begeisterung für Microsoft und seine ansonsten genial einfach zu bedienenden Anwendungen hat heute stark gelitten!

PS: Ich habe leider nur ein englisches Office 2003 installiert, daher kann ich nicht zu allen Menüpunkten eine Übersetzung liefern.